校属各单位：
根据国家档案法、高校档案管理办法、学校档案工作有关规定和疫情时期特殊情况,2019、2020年档案归档移交工作已经开始。请各单位于近期将2019年产生的所有文件、归档材料、疫情档案和2020年学籍档案规范整理，及时移交学校档案室。现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）2019年1月1日至2020年7月1日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照《新葡的京集团8814各类档案归档范围和保管期限表》（学校主页-校长办公室-档案管理）。
（二）归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本（扫描件、电子稿、照片、光盘、磁盘等）。
（三）各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等（省级及以上），校际交流中具有保存价值的实物档案等，按要求均应整理归档移交校办档案室。
（四）二级学院附加移交材料
1.以班级为单位2019、2020届每个毕业生的成绩单（含班级名单目录、对应的已经盖过各级公章的成绩单电子扫描件）、学籍卡、毕业证/学位证发放签字表、毕业证/学位证大头照、毕业班级/学院合影及2018届档案转递存根、2019级新生入学登记表；
2.省级及以上重点学科、重点实验室、重点课程、特色专业、精品课程、教学团队、教学名师、教学实验示范中心等的申报、批准材料（含对应电子文本）。
（五）新冠肺炎疫情档案
请相关部门参照学校主页 “通知公告”2020年3月26日的“关于征集抗击新冠肺炎疫情见证物的公告”，认真收集归档特殊时期珍贵档案。
二、档案的移交
（一）归档要求
各种归档要求及范本已上传至新葡的京集团8814档案管理QQ群：469599953。请没有入群的部门档案联络员及时加入，随时查阅。
（二）归档验收
1.移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档标准进行验收：统一牛皮纸封面封底，较厚案卷棉线三孔一线装订，标准目录，标注页码，封底备考表标注归档责任人，移交的各种材料请附上电子文档；
2.纸质档案存有各种电子文本的，不用数字化扫描。
3.档案扫描要求：为保障档案信息安全，确保学校及师生权益，扫描过程务必在各部门办公室进行，数字化外包要严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》执行，请切勿用相机、手机等拍照。扫描分辨率应不小于200dpi;如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。存储格式JPEG或PDF。要求扫描后的图像端正、清晰、完整、无黑边、无污渍、不影响图像的利用。不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
（三）移交手续
归档部门移交档案材料时必须出具一式二份档案移交清单,双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时，其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交或发至新葡的京集团8814档案管理QQ群。
（四）归档移交时间
学校党政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门，请于4月底前移交上一年度的归档材料。
科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定执行。
移交电话：62509009，移交地点：西区图书馆楼五楼东档案室，联系人：金锐。
校长办公室
2020年9月19日
